Etikai Forródrót

Felkészült –e már a szervezete a visszaélés-bejelentési rendszer (Etikai Forródrót) kialakítására és alkalmazására?

A Számalk Zrt. az EuroKonto Kft-vel együttműködve a kötelezően bevezetendő visszaélés bejelentő rendszer felállítását kínálja a cégek számára.A rendszer elemeiről az alábbiakban részletesen olvashat. A Számalk Zrt. a rendszer hatékony működtetését csalásvizsgálati képzésekkel támogatja.

Tudtad, hogy a bejelentések kivizsgálására külső szakértő is megbízható?

 Magyarországon számos szervezetnél kötelezővé válik a visszaélés bejelentési rendszer, vagy hétköznapi nevén az etikai forródrót kiépítése és működtetése 2023. évben a vonatkozó törvényi előírások alapján. A cikk ezzel kapcsolatban – a teljesség igénye nélkül – néhány fontos szakmai szempontra, teendőre kívánja felhívni a figyelmet, annak érdekében, hogy a rendelkezésre álló szűk határidők miatt a csatornák kiépítésére kötelezett jogalanyok minél hatékonyabban és eredményesebben legyenek képesek ilyen rendszereket kialakítani, illetve üzemeltetni.

További információkért, az elérhető szolgáltatási csomagokért kérem keressenek Minket bizalommal elérhetőségeink egyikén! Együttműködő partnerünk bevonásával megoldást kínálunk az etikai forródrót bevezetésére.

A csomagok elemei:

• etikai forródrót szoftver
• etikai és magatartási kódex
• visszaélés bejelentési szabályzat
• munkavállalók oktatása
• Szervezetre szabott etikai és magatartási kódex szabályzat
• Szervezetre szabott visszaélés-bejelentési szabályzat
• Szervezetre szabott csalásmegelőzési politika szabályzat
• csalásvizsgálat oktatás (modulokra bontva)

Telefon: +36 1 491 8974

E-mail: training@szamalk.hu

Számalk Zrt.

Kiknek lesz Magyarországon kötelező és mikor visszaélés-bejelentési rendszert kialakítani és működtetni?

Etikai forródrót kialakítása és működtetése számos szervezetnél kötelező lesz 2023-ban, melyre a viszonylag szűkre szabott határidők miatt érdemes idejében felkészülni.

A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló törvény alapján – többek között -

• a 250 főt elérő, illetve meghaladó foglalkoztatóknak, a törvény kihirdetést követő 60 napon belül,
• a legalább 50, de legfeljebb 249 személyt foglalkoztató szervezeteknek 2023. december 17-ig,
• foglalkoztatotti létszámtól függetlenül a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) 1. § (1) és (1a) bekezdése hatálya alá tartozó foglalkoztatónak a törvény kihirdetését követő 60 napon belül létre kell hozni. A Pmt. idézett hatálya alá tartoznak például a foglalkoztatónak minősülő hitelintézetek, pénzügyi szolgáltatók, ingatlanügylettel kapcsolatos tevékenységet végzők, könyvvizsgálói tevékenységet végzők, könyvviteli (könyvelői), adószakértői, okleveles adószakértői, adótanácsadói tevékenységet megbízási, illetve vállalkozási jogviszony alapján végzők; árukereskedők, amennyiben tevékenysége folytatása során hárommillió forintot elérő vagy meghaladó összegű készpénzfizetést fogad el, ügyvéd, ügyvédi irodák, kamarai jogtanácsosok, közjegyzők stb.

Ugyanakkor azon szervezetek is kialakíthatnak és működtethetnek etikai forródrót csatornákat, akik erre nem kötelezettek.

Mi is az a visszaélés-bejelentés és mire terjed ki?

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. A törvény felsorol néhány, visszaélés bejelentés alapját képező indokot, mint például a felfüggesztést, kényszerítést, megfélemlítést, zaklatást, hátrányos megkülönböztetést stb., de ezen túlmenően a foglalkoztatók speciális magatartási szabályokat, etikai normákat is megállapíthatnak, amelyek megszegését a foglalkoztatottak bejelenthetik az etikai forródrót csatornáin keresztül.

A visszaélés bejelentése a fentieken túl számos területre kiterjed (a jogszabály 1. és 2. sz. mellékletében szereplő európai uniós jogi rendelkezésekre), mint például:

• közbeszerzésre,
• pénzügyi szolgáltatásokra, termékekre és piacokra, pénzmosás és terrorizmus megelőzésére,
• termékbiztonságra és termékmegfelelőségre,
• közlekedésbiztonságra,
• környezetvédelemre,
• sugárvédelemre, nukleáris biztonságra,
• élelmiszer- és takarmánybiztonságra, állategészségügyre, állatjólétre,
• közegészségügyre,
• fogyasztóvédelemre,
• magánélet- és személyes adatok védelmére, hálózati és információs rendszerek biztonságára,
• EUMSZ 325. cikkében említett jogsértésekre (csalás, Unió pénzügyi érdekeit érintő jogsértések),
• EUMSZ 26. cikkének (2) bekezdésében említett belső piaccal kapcsolatos jogsértésekre (például a versenyre és az állami támogatásokra vonatkozó uniós szabályok megsértésére), társasági adóra vonatkozó szabályok megsértésére, illetve társasági adóra vonatkozó, alkalmazandó jogszabályok tárgyát vagy célját meghiúsító adóelőnyök szerzésére.

Mik a legfontosabb teendők az etikai forródrót kiépítésére vonatkozóan?

A vonatkozó jogszabályi előírások alapján a visszaélés-bejelentési rendszer kiépítéséhez az alábbi feladatokat érdemes elvégezni:

1. A szervezet működési környezetének áttekintése, különös tekintettel a belső ellenőrzési rendszerének kontrolljaira, a jogi, számviteli, pénzügyi, adatkezelési folyamatainak vizsgálatára ugyanúgy, mint a belső szabályozási mechanizmusok monitoringjára.
2. Visszaélés-bejelentésre alkalmas csatornák kiépítése és a bejelentésre jogosultak részére történő elérhetővé tétele. A jogszabály alapján kötelező mind az írásbeli, mind a szóbeli csatorna létrehozása a visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására és működtetésére kötelezettek részéről, ugyanakkor eldöntendő kérdés például, hogy az anonim (névtelen) bejelentésekre lehetőséget adunk-e? Az 50-249 fő közötti foglalkoztatók közösen is létrehozhatnak visszaélés-bejelentési rendszert. Az anonim bejelentésekre lehetőséget adó etikai forródrót szoftveres megoldások számos előnyt kínálnak, többek között a gyakorlati tapasztalatok szerint a munkavállalók sokkal jobban bíznak egy névtelenséget lehetővé tevő bejelentési csatornában, mivel a visszaélést bejelentők gyakran félnek a bejelentések miatti megtorlásoktól, szankcióktól, így a névtelen bejelentésekkel is gyakrabban élnek. Érdemes megjegyezni, hogy az eredetileg implementálandó irányelv célja éppen a bejelentők védelme. Ezt leginkább az szolgálja, ha a bejelentő – természetesen a lehetőségekhez, az adott bejelentés tartalmához képest – beazonosíthatatlan marad.
3. Ügykezelő (incidens-kivizsgáló) megbízása (szervezeten belüli és/vagy kívüli személy(ek)). A kiszervezett ügykezelők, incidens kivizsgálók egyébként tovább erősítik a bizalmat, hiszen tényszerűen, részlehajlás és befolyás nélkül tudják ellátni a feladataikat.
4. Visszaélés-bejelentéshez kapcsolódó belső szabályzatok(például Üzleti Magatartási és Etikai Kódex, Visszaélés-bejelentési szabályzat) elkészítése és a szervezet többi szabályzatával történő szinkronba hozása (például adatkezelésre vonatkozó belső szabályzatok stb).
5. A visszaéléseket kivizsgálók (ügykezelők), valamint a bejelentésre jogosult személyek részére történő oktatások, tájékoztatások megadása, visszaélés-bejelentéshez kapcsolódó szabályzatok közzététele.

A jogszabályi megfelelés minimális teendői:

1. Visszaélés-bejelentésre alkalmas csatorna kiépítése (szóbeli és írásbeli) és bárki számára elérhetővé tétele
2. Ügykezelő (incidens kivizsgáló) megbízása, belsős, külsős
3. Szabályzatok elkészítése és a Társaság többi belső szabályzatával való szinkronba hozása (Üzleti Magatartási és Etikai Kódex, visszaélés-bejelentési szabályzat, de javasolt a Csalásmegelőzési szabályzat is)
4. Ügykezelők és munkavállalók oktatása a visszaélés-bejelentésre

A hatékony visszaélés-bejelentési rendszer legfontosabb elemei

Az etikai forródrót csatornáinak kialakítását követően felmerül a kérdés, hogy hogyan is kell azt hatékonyan működtetni. Ennek során azt kell mérlegelni, hogy a szervezeten belül van-e olyan szakmailag kompetens személy, aki képes a bejelentések objektív módon történő kivizsgálására úgy, hogy az általa a visszaélések bejelentését követő adat- és információgyűjtésekből, bizonyítékokból levont következtetés szakmailag helytálló, hogy a szervezet megfelelő intézkedést tudjon tenni az ügyet kivizsgáló következtetése alapján. Ez számos eseten igen széleskörű, akár különböző területről származó szakmai ismeretet igényel, például egy korrupciógyanús eset bejelentésének kivizsgálásához alapos számviteli, informatikai, pszichológiai és jogi ismeretre, jártasságra van szükség egyaránt; így a gyakorlatban az ilyen jellegű incidenseket jellemzően egy, az ügy kivizsgálására összeállított szakértői csapat vizsgálja ki. Vizsgáljuk meg, mik is a hatékonyan működő etikai forródrót rendszer alapkövetelményei? Az alábbiak:

• Képzés(a bejelentésre jogosultaknak ismerniük kell az etikai és magatartási kódexet, valamint a bejelentési szabályzatot és ezeket az információkat a számukra elérhetővé kell tenni);
• Szakértelem és függetlenség(a bejelentések kivizsgálóinak professzionális szakmai ismerettel kell rendelkezniük és objektív vizsgálatot kell végezniük, ez utóbbi azt is jelenti, hogy a bejelentéseket pártatlan személynek kell kivizsgálnia);
• Visszacsatolás(a bejelentések visszaigazolása, nyomonkövetése és a vizsgálat eredményeiről, a tervezett intézkedésekről történő tájékoztatás megerősíti a bejelentőt, hogy helyes dolgot tett);
• Következetes eredmények(a bejelentett incidenseket fair módon kell elbírálni, mely független mind a bejelentő személyétől, mind a vizsgálattal érintett személytől; minden bejelentést ki kell vizsgálni és kezelni kell);
• Anonimitás(amennyiben a visszaélés-bejelentő személye nem ismert, az fokozza a bejelentőrendszerbe vetett bizalmat és a bejelentések gyakoriságát);
• Menedzsment nélküli kivizsgálások(amennyiben a bejelentéseket külső fél vizsgálja ki, ez garanciát jelenthet a független és elfogultságmentes kivizsgálásokra);
• Egységes platform(habár különböző bejelentési csatornák léteznek (e-mail, telefon, online szoftver), mégis ez utóbbi csatorna (szoftver) bizonyul a leghatékonyabbnak);
• Jogszabályi előírások ismerete és betartása(akár olyan általános rendelkezésekre gondolunk, mint a GDPR, vagy akár olyanokra, amelyek a foglalkoztató speciális területen történő működéséből fakadnak);
• Bejelentővédelem(a szervezeteknek zéró toleranciát kell hirdetniük a megtorlások bekövetkezéseire; a bejelentőkkel szembeni bármilyen megtorlást nyilvánosságra kell hozni és szigorúan szankcionálni kell);
• Értékelések(a bejelentett visszaélések értékelése és monitoringja hozzájárul a szükséges intézkedések megtételéhez és szervezeti változásokhoz, elősegítve a hatékony működést).

  (Cikk - Dr. Bölcskei Krisztián, jogász, adatvédelmi tanácsadó – Dr. Jasku Zsolt Ph.D., bejegyzett csalásvizsgáló, könyvvizsgáló)