MS Project

A képzésen a résztvevők elsajátítják, hogyan használják a szoftvert egy projekt során, azon belül az erőforrások tervezéséhez, a feladatok áttekintéséhez és az ütemterv nyomonkövetéséhez. A képzést olyan érdeklődőknek ajánljuk, akiknek munkájához hatékony segítséget nyújtana az MS Project program használata, azonban ismereteik e tekintetben még nincsenek vagy nagyon hiányosak. PM alapismeretek; Windows felhasználói alapismeretek; Excel felhasználói alapismeretek. Online képzés esetén szükséges telepítések: Ajánlott a 2db monitor használata.  Szükséges telepítés: MS Project és az Office Legyen lehetőség felhőből letölteni a gépre kiindulási fájlokat, amiket az elején vagy menet közben oszt meg az oktató a hallgatóval. Mind a Teams, mind a Zoom, mind a Webex használata esetén (az oktatás előzetes egyeztetés alapján csak az egyiken megy)  szükséges az alkalmazás letöltése, telepítése.  mikrofon és webkamera Bevezetés, a szoftver elhelyezése a projektvezetői munkában, alapfogalmak PMI projektdefiníció és fókuszterületek, ezek lefedettsége a szoftver által; Mi az, amit a szoftver nem tud? Alapfogalmak: feladat, mérföldkő, összefoglaló tevékenység, feladatlebontás (WBS), erőforrás, hozzárendelés, naptár, alapterv, készültség, megtermelt érték, követés. Felhasználói felület, projekt létrehozása Új funkciók a 2019-es verzióban; Felület részei, ribbon működése, nézetek és táblázatok, testreszabhatóság, felugró segítségek használata, Projekt segéd és Tervező varázsló használata, Súgó használata. MS Project által kezelt objektumok. Globális, projekt specifikus és felhasználó specifikus beállítások. Alapbeállítások módosítása; Projekt létrehozásának lehetőségei és szükséges kezdeti lépések a munka megkezdése előtt. Feladatok Kézzel és automatikusan ütemezett feladatok, használatuk; Alap feladattípus beállítása, projekt naptár, „Szabványos" naptár; Feladatok definíciója, felvétele, beszúrása, mozgatása, törlése, feladatok szervezése, megjelölések működése, mérföldkő, projekt összesítő feladat, importálás Excelből és Outlookból; Pénzügyi évek kezelése; Feladat naptárak kezelése, működésük, származtatásuk; Idő vagy munka definíciója és megadása, használt mértékegységek és rövidítések az MS Project-ben, PERT módszer és segédeszköze az MS Project-ben, becsült időtartamok kezelése; Összekapcsolások típusai, késések és átlapolások fajtái, kapcsolatok felvétele; Gantt diagram használata, körkörös függések okozta probléma. Ellenjavallt összekötések. Kifeszített feladat, annak kötelező típusa, létrehozása, korlátai és ismert hibái; Kritikus út jelentése, megjelenítése, kezelése, kritikus és lényeges feladatok összefüggése, beállítási lehetőségek, teljes csúsztathatóság megjelenítése és jelentése, nem folytonos kritikus út; Puha, közepes és kemény ütemezési korlátok típusai, csoportosításuk, határidők jelentése és használatuk, ellenjavallt korlát-együttállások; Időszalag beállítása, segédvonalak, sávok, Gantt-varázsló használata. Feladatlista szövegtípusainak és színeinek beállítása. Szűrések és csoportosítások. Projekt sablon mentése. Erőforrások Alapfogalmak, erőforrás lap, erőforrás típusai, csoportjai; Óradíj táblázatok, óradíjak változása, túlóradíj és használati költség, költség-felmerülések szabályozása, rendelkezésre-állás fogalma, maximális rendelkezésre állás és definíciója; Erőforrás naptárak kezelése, működésük, származtatásuk. Hozzárendelések Definíciója, feladat típusok és jelentésük, hozzárendelési egység megadásának módjai; Az MS Project számítási képlete és ez alapján várható viselkedés az MS Project-től, ismert hibák és korlátozások, ellenjavallt hozzárendelések; Hozzárendelések megtekintésére szolgáló nézetek; Túlterhelés fogalma, megjelenítése és kezelése, automatikus és kézi simítás használata. Erőforrás grafikon és csapattervező nézetek, erőforrás-függések kiküszöbölése; Túlórák kezelése. Ellenőrzések a tervezés végén Tevékenység vezérlők eszköz használata; Erőforrás túlterhelések; Kapcsolati háló és kritikus út ellenőrzése; Tartalékok, költségmentes feladatok, összefoglaló feladatok; Ütemtervet bemutató blokkábra készítése. Ütemterv nyomon követése Alapterv fogalma, mentése, több verzió nyilvántartása; Alapértelmezett feladattípus beállítása, állapotnap jelentése és beállítása; Feladatkészültségek fajtái, számításuk; Követésre használt nézetek és táblázatok; Követései módszerek: készültség, időtartam, munka, költség; A múlt rögzítésének finomsága – döntés a szükséges és elégséges felbontásról; Gördülő tervezés támogatása; Feladatok átütemezése, alapellenőrzések a követés végén; Végrehajtási segédvonal és értékelése; Létrehozott érték elméleti alapjai, projekt teljesítménymutatók és trendjeik; Eltérések kezelése; Riportok készítése.

Egyszerűsített központi erőforrás kezelési megoldással ismerkedünk meg. A cégen belüli egységes projektkezelést és megjelenítést szolgáló projekt alapsablon készítését tanuljuk meg. Végigvesszük az MS Project használatát – alapsabon és erőforráskészlet fájl felhasználásával – a projekt definiálási szakaszától a lezárásig. Megnézzük a riportálási lehetőségeket. Gyakorló projektmenedzsereknek és projektmenedzser asszisztenseknek, projektmenedzsment iroda alkalmazottjainak, akik olyan cégnél dolgoznak, ahol több, párhuzamosan futó projekt is van. MS Project alap tanfolyam Ajánlott a 2db monitor használata.  Szükséges telepítés: MS Project és az Office Legyen lehetőség felhőből letölteni a gépre kiindulási fájlokat, amiket az elején vagy menet közben oszt meg az oktató a hallgatóval. Mind a Teams, mind a Zoom, mind a Webex használata esetén (az oktatás előzetes egyeztetés alapján csak az egyiken megy)  szükséges az alkalmazás letöltése, telepítése.  mikrofon és webkamera   Az alábbi tematika közelítő jellegű. A csoport tagjainak felkészültségi szintjétől, illetve a konkrét igényektől függően változhat. Minden egyes témakör több gyakorló feladattal kerül felvezetésre, illetve rögzítésre. Mivel a tanfolyami időkeret igen szűk, ezért a tematika gyors haladást feltételez. A tematika, mivel elsődlegesen a leadott tananyag tartalmi részére koncentrál, nem teljesen didaktikusan van megjelenítve 1.    ERŐFORRÁSKÉSZLET FÁJL KÉSZÍTÉSE Alapbeállítások (pénznem, munkaórák, alapdíj)   Naptárak Naptárak beállításaÚj naptár készítéseNaptárak átvétele más projektből Erőforrások Munkacsapat összeállítása Anyag és ktg. típusú erőforrások fölvétele Munka típusú erőforrások (saját kompetencia típusú, saját általános-konkrét erőforráspáros, alvállalkozó, gép, labor stb. típusú erőforrások) készítése. Erőforrástípus, kompetencia egyéni mezők készítése Egyéni táblázatok készítése Erőforrásszűrők készítése Erőforrások projekteken kívüli elfoglaltságainak rögzítése 2.    PROJEKTSABLON KÉSZÍTÉSE Céges alap Gannt diagram elkészítése Tevékenységtípus egyéni mező létrehozása Tevékenységtípusokhoz tartozó jelzők elkészítése Egyéni elemi tevékenységtípusok (technológiai várakozási idő, látszattevékenység, alvállalkozó, beszerzés, gumitevékenység stb.) formázása Egyéni mérföldkövek (termék, döntési pont, ellenőrzési pont, számla kiegyenlítése stb.) formázása Egyéni összefoglaló tevékenységek (alvállalkozó, beszerzés stb.) formázása Projektszponzor nézet készítése Tevékenységszűrő létrehozása Cash Flow nézet készítése Tevékenységszűrő létrehozása Egyéni erőforrás-kihasználtság nézet készítése Egyéni táblázatok készítése  3.       A PROJEKT ELŐKÉSZÍTÉSE, MEGTERVEZÉSE, VÉGREHAJTÁSA Tevékenységek létrehozása WBS létrehozásának szabályai (azonos mélység elve, hasonló részletezés elve, stb.) Tevékenységek alá- és fölé rendelése Ismétlődő tevékenység Technológiai várakozási idő Gumitevékenység Mérföldkövek típusai (aktív, passzív) Párhuzamosan végezhető tevékenységek beállítása látszattevékenység segítségével Alprojekt beszúrása Erőforrások hozzárendelése a tevékenységekhez Erőforráskészlet fájl hozzárendelése projektekhez Erőforrás használat optimalizálásának lehetőségei A tevékenységhosszak és az erőforrás-mennyiségek kapcsolata Fix erőforrás, fix időtartam, fix munka típusok használata a gyakorlatban Munka alapú és nem munka alapú hozzárendelések Korlátok, határidők Határidő, korlátok, naptárak tevékenységhez való rendelése A projekt átütemezése ütemezési irányának módosítása Az út fogalma. Kritikus út, tartalékidővel rendelkező út Erőforrás-ütemezés Erőforrás-felhasználással kapcsolatos problémák Erőforrás grafikon, Erőforrás és tevékenység kihasználtság nézetek A túlterhelés forrásának kiderítése Az erőforrásszint kiegyenlítés gépi erőforrásszint simítással Egyéb erőforrásszint kiegyenlítési lehetőségek Költségtervezés lehetőségei Költségvetési adatok felvétele projekt előterv készítése során Beépített költségkezelés Költségkezelés egyéni mezőkkel Költségadatok megjelenítése a terven Végrehajtás, nyomon követés A nyomon követés feltételei Bázisterv Bázistervi adatok mentése, törlése Új köztesterv létrehozása, mentése bázistervként Korábbi bázisterv betöltése Bázisterv és a tényhelyzet összehasonlítása Az előrehaladás követése a tervezőeszközzel Nyomon követés a tervezőeszközön belül Állapotdátum Nyomon követés módozatai (időtartam alapú, munka alapú; százalékos, konkrét érték megadása) Nyomon követés szabályai Munkagörbe megadása Nyomon követés tevékenység kihasználtság nézeten Megjelenítés Nyomtatási nézet beállítása Riportálási lehetőségek